1. Hem
  2. Inställningar för dela och samarbeta (Storegate Multi)
  3. Administrera användare, rättigheter och grupper

Administrera användare, rättigheter och grupper

Rollen som Administratör

Som administratör för kontot är det ni som lägger upp användare och bestämmer vilka regler som ska gälla för dessa. Exempel på regler kan vara:

  • Om användaren skall ha en reserverad del av lagringsytan och i så fall hur stor denna skall vara
  • Behörigheter för Gemensamma filer
  • Antal versioner som skall sparas
  • Om ”Papperskorg” skall användas på kontot
  • Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma Filer

Då det är administratören som står som betalningsansvarig för tjänsten är det endast han/hon som kan uppgradera kontot, både vad gäller antal användare och hur stor den totala lagringsytan skall vara (alla kostnader hamnar på samma faktura).

Du kan tilldela en användare rollen som underadministratör, vilket gör att den användaren får möjlighet att skapa och ändra användare och grupper. Se stycket Ändra en användare,

Administrera användare

Lägga till användare:
  • Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger.
  • Klicka på Användare.
  • Klicka på Skapa ny användare.
  • I rutan fyller man i användarens uppgifter, namn och epost.
  • Sätt reserverad yta om så önskas, väljer man att sätta ”0 GB” så delas ytan av alla användare.
  • Ni kan bocka i ange inloggningsuppgifter för att sätta användarnamn och lösenord för användaren som man sen får meddela till personen. Om man inte bockar i den går ett mejl ut till användaren med en länk där användaren får sätta dessa uppgifter själv när man klickar på Skapa.
  • Har man bockat i ange inloggningsuppgifter så får man också välja om användaren måste byta lösenordet vid första inloggning, och om välkomstmejl ska skickas ut automatiskt.
  • Vid Avancerat kan du ange om användaren ska ha rättigheter att skapa filer eller mappar direkt i roten under Gemensamma filer.
  • Klicka Skapa
  • Bockar du i Skapa fler innan du klickar på Skapa laddar fönstret om och du kan fortsätta skapa fler användare

Om du valt att välkomstmejl ska skickas till användaren så kommer det att skickas när du klickar på Skapa, om du inte bockat i ange inloggningsuppgifter kommer användaren att få ett mejl med en länk där personen får ange inloggningsuppgifter själv.

Du kan sen se status på dina användare under i menyn Användare, om de har loggat in och när samt om de är inloggade. Du kan klicka på användarnamnet för att redigera, och du kan klicka på ikonen som ser ut som tre prickar för att få fler val,

Ändra en användare
  • Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger.
  • Klicka på Användare.
  • Klicka på användarnamnet på den användare som du vill ändra, eller klicka på ikonen som ser ut som tre prickar vid användaren
  • Du kan nu göra dina ändringar.
  • Välj ”Spara” när du är klar med ändringarna.

 

 

Administrera Grupper

Grupper kan vara bra om du har en grupp användare som ska ha tillgång till en speciell mapp. Istället för att ge varje användare tillgång till en mapp kan du ge en grupp rättigheter för en mapp. Till gruppen kan du sedan lägga till och ta ifrån användare allt eftersom behovet uppstår. Till exempel skulle en grupp kunna innehålla konsulter, när en konsult slutar eller börjar kan man lägga till denne i mappen konsulter och då vara säker på att denne får samma rättigheter som övriga användare i gruppen.

Skapa grupp:
  • Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger
  • Klicka på Kontoinställningar.
  • Klicka på Team
  • Klicka på Grupper
  • Välj Skapa ny grupp
  • Ange gruppens namn och avsluta med att klicka på Skapa

 

Lägg till användare i grupp:
  • Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger
  • Klicka på Kontoinställningar.
  • Välj Användare
  • Klicka på alternativ ikonen till höger i listan för användaren och välj Lägg till i grupp
  • Du bockar sen för vilka grupper du vill lägga till användaren i och sparar med Lägg till

Du kan också lägga till användare i grupper genom att gå till menyn Grupper i Kontoinställningar.

  • Där väljer du grupp genom att klicka på gruppen
  • Välj Lägg till användare
  • Du bockar sen för vilka användare du vill lägga till i gruppen och sparar med Lägg till

 

Ändra behörigheter för en mapp
  • Markera en mapp under gemensamma filer genom att bocka i rutan framför den
  • Tryck på knappen Behörigheter (användarikon med bock)
  • En ruta öppnas där man kan välja vilken behörighet som en användare eller grupp ska ha på mappen
  • Man kan bocka för Notifiera användarna om man vill
  • Spara ändringarna genom att klicka på Spara

Det finns 4 nivåer av behörigheter:

  • Ingen behörighet – användare som helt saknar behörighet till en mapp ser inte denna överhuvudtaget, inte på webben eller via Storegates applikationer.
  • Läs – användare kan se mapp och öppna och ladda ner dess innehåll men inte flytta, radera eller ändra mappen eller innehållet.
  • Läs/Skriv – användare kan se, läsa, ändra, ta bort, kopiera eller flytta mapp och dess innehåll.
  • Läs/Skriv/Synk – Samma behörigheter som ”Läs/Skriv” plus rätt att synka mappen till sin dator via Storegate Sync. (Detta finns inte på alla konton)

Behörigheter finns endast för mappar under Gemensamma filer och enbart i roten (på så kallad toppnivå, dvs. ej på underliggande mappar). När du skapar en ny mapp på webben kan du samtidigt sätta behörighet på mappen. Om en mapp lagras upp från din lokala dator till Storegate eller om en mapp kopieras eller flyttas från Mina filer till Gemensamma filer, sätts ”Ingen behörighet” som standard. Detta görs av säkerhetsskäl så att ingen annan än du kan se mappen innan behörigheterna ändrats. För att göra den tillgänglig till andra i gruppen ändras behörigheten när du är inloggad på webbgränssnittet.

 

Inställningar för Administratörer

Du hittar inställningar för Administratören och kontot i Inställningar under Konto, men också i Inställningar under Team.

Här hittar man inställningar för:

  • Office Online
  • Tvåstegsverifiering
  • Versionshantering
  • Vilka behörigheter som gäller på första nivån av gemensamma filer
  • Förhindra att användare flyttar filer från Gemensamma Filer till Mina filer
  • Papperskorg

 

Papperskorg

Allt som raderas ifrån ditt och övriga användares konton hamnar i papperskorgen och kan återställas genom att gå in i papperskorgen, markera en eller flera objekt och klicka på återställ ikonen,

Observera att allting som raderas ifrån Gemensamma filer hamnar i administratörens papperskorg och kan bara återställas ifrån detta konto. Om övriga användare raderar filer/mappar ifrån sina egna lagringsytor (Mina filer) hamnar dessa i respektives egen papperskorg.

Papperskorgen är aktiv som standard på alla konton, om du väljer att inaktivera den kommer mappar och filer ifrån alla konton att hädanefter att raderas permanent utan möjlighet till återställning. En inaktivering innebär även att allt som redan finns i samtliga användares papperskorgar raderas permanent.

Var detta svar till hjälp?

Liknande Artiklar