1. Hem
  2. Inställningar för dela och samarbete (Team konton)
  3. Administrera användare, rättigheter och grupper

Administrera användare, rättigheter och grupper

Rollen som Administratör

Som administratör för kontot är det ni som lägger upp användare och bestämmer vilka regler som ska gälla för dessa. Exempel på regler kan vara:

  • Om användaren skall ha en reserverad del av lagringsytan och i så fall hur stor denna skall vara
  • Vilka användare som skall kunna se vilka mappar på Gemensamma filer (se stycke ”Behörigheter” ovan)
  • Antal versioner som skall sparas
  • Om ”Papperskorg” skall användas på kontot (rekommendationen är alltid påslagen)
  • Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma Filer (se stycke nedan)

Då det är administratören som står som betalningsansvarig för tjänsten är det endast han/hon som kan uppgradera kontot, både vad gäller antal användare och hur stor den totala lagringsytan skall vara (alla kostnader hamnar på samma faktura).

Administratören har även möjlighet att komma åt innehållet på samtliga användares konton genom funktionen ”Logga in som” (se stycke nedan).

Administrera användare

Lägga till användare:
  • Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger
  • Klicka på Kontoinställningar.
  • Klicka på  Användare
  • Klicka på ”Skapa ny användare”
  • Fyll i namn och mailadress på den som skall bjudas in att dela kontot.
  • Reservera yta
    Sätt reserverad yta om så önskas, väljer man att sätta ”0 GB” så delas ytan av alla användare.
  • Avancerade inställningar
    Här kan du ange om användaren ska ha rättigheter att skapa filer eller mappar direkt i roten under Gemensamma filer.
  • Klicka ”Spara”

Personen som du precis har lagt till får nu ett mail med en inbjudan till kontot från dig. Mailet innehåller även en länk för att slutföra registreringen. Vid registreringen behöver användaren endast ange ett användarnamn, ett lösenord samt en lösenordsfråga.

När du klickat ”Spara” (punkt 6 ovan) visas en lista på kontots användare och här kan du bland annat se status på dem som du har bjudit in, om de till exempel har slutfört sin registrering.

Ändra en användare
  • Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger
  • Klicka på Kontoinställningar.
  • Klicka på  Användare
  • Klicka på förnamnet på den användare som du vill ändra (alternativt markera i kryssrutan framför namnet och välj sedan ”Ändra” ifrån ”Hantera”-menyn)
  • Du kan nu göra dina ändringar.
  • Välj ”Spara” när du är klar med ändringarna.

 

 

Administrera Grupper

Grupper kan vara bra om du har en grupp användare som ska ha tillgång till en speciell mapp. Istället för att ge varje användare tillgång till en mapp kan du ge en grupp rättigheter för en mapp. Till gruppen kan du sedan lägga till och ta ifrån användare alltefetsom behovet uppstår. Till exempel skulle en grupp kunna innehålla konsulter, när en konsult slutar eller börjar kan man lägga till denne i mappen konsulter och då vara säker på att denne får samma rättigheter som övriga användare i gruppen.

Skapa grupp:
  • Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger
  • Klicka på Kontoinställningar.
  • Klicka på  Grupper
  • Tryck på grupper till vänster
  • Välj ”Skapa ny grupp”
  • Ange gruppens namn och avsluta med att spara

 

Lägg till användare i grupp:
  • Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger
  • Klicka på Kontoinställningar.
  • Klicka på  Användare
  • Markera vilka användare i listan som du vill lägga till i en grupp
  • Klicka på ”Lägg till i grupp” i menyraden ovanför
  • Välj vilken grupp som användarna skall ingå i (du kan även skapa en ny grupp med de valda användarna i detta läge)
  • En bekräftelse visas på att de valda användarna är tillagda i gruppen

 

Ändra behörigheter för en mapp
  • Markera en mapp under gemensamma filer genom att bocka i den
  • Tryck på knappen Fler alternativ (tre prickar)
  • Tryck på Permission (paraplyet)
  • Ni kan i redigera behörighet rutan som kommer upp ändra behörigheterna för mappen. Tryck spara när ni känner er klar.

Det finns 4 nivåer av behörigheter:

  • Ingen behörighet – användare som helt saknar behörighet till en mapp ser inte denna överhuvudtaget, inte på webben, via Storegate (X:) eller i appar.
  • Läs (Webb) – användare kan se mapp och öppna och ladda ner dess innehåll men inte flytta, radera eller ändra mappen eller innehållet.
  • Läs/Skriv (Webb)– användare kan se, läsa, ändra, ta bort, kopiera eller flytta mapp och dess innehåll.
  • Läs/Skriv/Synk – Samma behörigheter som ”Läs/Skriv” plus rätt att synka mappen till sin dator via Storegate Sync. (Detta finns inte på alla konton)

Behörigheter finns endast för mappar under Gemensamma filer och enbart i roten (på så kallad toppnivå, dvs. ej på underliggande mappar). När du skapar en ny mapp på webben kan du samtidigt sätta behörighet på mappen. Om en mapp lagras upp från din lokala dator till Storegate eller om en mapp kopieras eller flyttas från Mina filer till Gemensamma filer, sätts ”Ingen behörighet” som standard. Detta görs av säkerhetsskäl så att ingen annan än du kan se mappen innan behörigheterna ändrats. För att göra den tillgänglig till andra i gruppen ändras behörigheten när du är inloggad på webbgränssnittet.

 

Övriga inställningar för Administratörer

Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma filer

Du som administratör kan begränsa möjligheten för dina underanvändare att ladda upp filer och skapa mappar i roten på Gemensamma filer. Detta kan göras på hela kontot eller individuellt under varje användare.

Hela kontot
Detta gör du under ”Inställningar” som du hittar om du klickar på ditt användarnamn uppe till höger. Under ”Global behörighet i Gemensamma filer”, kan du välja mellan följande alternativ:

Läs
Med denna inställning kan användaren (via webb och appar) enbart läsa, dvs. ladda ner, filer och mappar under roten i Gemensamma filer.

Läs/Skriv (default)
Med denna inställning kan användaren läsa och skriva, dvs. ladda ner och upp, filer och mappar under roten i Gemensamma filer.

Läs/Skriv/Sync
Med denna inställning kan användaren läsa och skriva samt synka ner innehållet i roten på datorn. 

 

Papperskorg

Allt som raderas ifrån ditt och övriga användares konton hamnar i papperskorgen och kan återställas genom att gå in i papperskorgen, markera fil (-er) och/eller mapp(-ar) och välja ”Återställ” ifrån ”Hantera”-menyn.

Observera att allting som raderas ifrån Gemensamma filer hamnar i administratörens papperskorg och kan bara återställas ifrån detta konto. Om övriga användare raderar filer/mappar ifrån sina egna lagringsytor (Mina filer) hamnar dessa i respektives egen papperskorg.

Papperskorgen är aktiv som standard på alla konton, om du väljer att inaktivera den kommer mappar och filer ifrån alla konton att hädanefter att raderas permanent utan möjlighet till återställning. En inaktivering innebär även att allt som redan finns i samtliga användares papperskorgar raderas permanent.

Var detta svar till hjälp?

Liknande Artiklar