Om tjänsten
Storegate Safe Box är en säker webbaserad tjänst för att lagra, dela och samla in känslig information med krav på BankID-verifiering för åtkomst till data. Storegate Safe Box säkerställer, med hjälp av BankID, identiteten till 100% på alla medlemmar i gruppen.
Att arbeta i Storegate Safe Box
Storegate Safe Box består av en lagringsyta som heter Gemensamma Filer:
Gemensamma filer
Här lägger ni de filer och mappar som skall delas internt i teamet.
Administratören i teamet kan sedan sätta behörigheter för olika medlemmar i teamet, t.ex. om man skall få tillgång till en mapp eller inte. (läs mer under ”Administrera användare, rättigheter och grupper”)
Programvara
Storegate via webben – Med Storegate Safe Box arbetar man direkt i sin webläsare och inte via lokalt installerad programvara. Det går utmärkt att logga in på lagringsytan via vilken webbläsare som helst från vilken dator som helst via Bank-ID för att komma åt företagets filer.
Administrera användare, rättigheter och grupper
Varje teamkonto har alltid en administratör. Det är administratören som skapar eller tar bort användare, skapar grupper, sätter rättigheter för användare och grupper.
Vidare är det administratören som hanterar alla inställningar för kontot som betalningsalternativ, kundinformation, återställning av data som misstag har tagits bort med mera.
Rollen som Administratör i Storegate Safe Box
Som administratör för kontot är det ni som lägger upp användare och bestämmer vilka regler som ska gälla för dessa. Exempel på regler kan vara:
- Vilka användare som skall kunna se vilka mappar på Gemensamma filer (se stycke ”Behörigheter” nedan)
- Antal versioner som skall sparas
- Om ”Papperskorg” skall användas på kontot (rekommendationen är alltid påslagen)
- Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma Filer (se stycke nedan)
Då det är administratören som står som betalningsansvarig för tjänsten är det endast han/hon som kan uppgradera kontot, både vad gäller antal användare och hur stor den totala lagringsytan skall vara (alla kostnader hamnar på samma faktura).
Administratören har även möjlighet att komma åt innehållet på samtliga användares konton genom funktionen ”Logga in som” (se stycke nedan).
Administrera användare
Lägga till användare:
- Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger
- Klicka på Kontoinställningar.
- Klicka på Användare
- Klicka på ”Skapa ny användare”
- Fyll i namn och mailadress på den som skall bjudas in att dela kontot.
- Avancerade inställningar
Här kan du ange om användaren ska ha rättigheter att skapa filer eller mappar direkt i roten under Gemensamma filer. - Klicka ”Spara”
Personen som du precis har lagt till får nu ett mail med en inbjudan till kontot från dig. Mailet innehåller även en länk för att slutföra registreringen. Vid registreringen behöver användaren endast ange ett användarnamn, ett lösenord samt en lösenordsfråga.
När du klickat ”Spara” (punkt 6 ovan) visas en lista på kontots användare och här kan du bland annat se status på dem som du har bjudit in, om de till exempel har slutfört sin registrering.
Lägga till användare utan Bank-ID:
- Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger
- Klicka på ”Kontoinställningar”
- Klicka på ”Team” och ”Inställningar” i vänstermenyn
- Inaktivera ”Kräv BankID för inloggning”
- Klicka på krysset högst uppe till höger
- Klicka på gubben överst på sidan till höger
- Klicka på ”Användare”
- Fyll i namn och mailadress på den som skall bjudas in att dela kontot
- Avmarkera ”Kräv Bank-ID verifiering av användaren”
- Användaren kan sedan aktivera 2-stegsverifiering för sitt konto om så önskas, under ”Kontoinställningar” -> ”Inställningar” -> ”Aktivera tvåstegsverifiering”
Ändra en användare
- Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger
- Klicka på Kontoinställningar.
- Klicka på Användare
- Klicka på förnamnet på den användare som du vill ändra (alternativt markera i kryssrutan framför namnet och välj sedan ”Ändra” ifrån ”Hantera”-menyn)
- Du kan nu göra dina ändringar.
- Välj ”Spara” när du är klar med ändringarna.
Administrera Grupper
Grupper kan vara bra om du har en grupp användare som ska ha tillgång till en speciell mapp. Istället för att ge varje användare tillgång till en mapp kan du ge en grupp rättigheter för en mapp. Till gruppen kan du sedan lägga till och ta ifrån användare allteftersom behovet uppstår. Till exempel skulle en grupp kunna innehålla konsulter, när en konsult slutar eller börjar kan man lägga till denne i mappen konsulter och då vara säker på att denne får samma rättigheter som övriga användare i gruppen.
Skapa grupp:
- Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger
- Klicka på Kontoinställningar.
- Klicka på Grupper
- Tryck på grupper till vänster
- Välj ”Skapa ny grupp”
- Ange gruppens namn och avsluta med att spara
Lägg till användare i grupp:
- Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger
- Klicka på Kontoinställningar.
- Klicka på Användare
- Markera vilka användare i listan som du vill lägga till i en grupp
- Klicka på ”Lägg till i grupp” i menyraden ovanför
- Välj vilken grupp som användarna skall ingå i (du kan även skapa en ny grupp med de valda användarna i detta läge)
- En bekräftelse visas på att de valda användarna är tillagda i gruppen
Ändra behörigheter för en mapp
- Markera en mapp under gemensamma filer genom att bocka i den
- Tryck på knappen Fler alternativ (tre prickar)
- Tryck på Permission (paraplyet)
- Ni kan i redigera behörighet rutan som kommer upp ändra behörigheterna för mappen. Tryck spara när ni känner er klar.
Behörigheter finns endast för mappar under Gemensamma filer och enbart i roten (på så kallad toppnivå, dvs. ej på underliggande mappar). När du skapar en ny mapp på webben kan du samtidigt sätta behörighet på mappen. Om en mapp lagras upp från din lokala dator till Storegate eller om en mapp kopieras eller flyttas från Mina filer till Gemensamma filer, sätts ”Ingen behörighet” som standard. Detta görs av säkerhetsskäl så att ingen annan än du kan se mappen innan behörigheterna ändrats. För att göra den tillgänglig till andra i gruppen ändras behörigheten när du är inloggad på webbgränssnittet.
Övriga inställningar för Administratörer
Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma filer
Du som administratör kan begränsa möjligheten för dina underanvändare att ladda upp filer och skapa mappar i roten på Gemensamma filer. Detta kan göras på hela kontot eller individuellt under varje användare.
Hela kontot
Detta gör du under ”Inställningar” som du hittar om du klickar på Gubben högst uppe till höger. Under ”Global behörighet i Gemensamma filer”, kan du välja mellan följande alternativ:
Läs
Med denna inställning kan användaren enbart läsa, dvs. ladda ner, filer och mappar under roten i Gemensamma filer.
Läs/Skriv (default)
Med denna inställning kan användaren läsa och skriva, dvs. ladda ner och upp, filer och mappar under roten i Gemensamma filer.
Papperskorg
Allt som raderas ifrån administratörens och övriga användares konton hamnar i papperskorgen på adminkontot och kan återställas genom att gå in i papperskorgen, markera fil (-er) och/eller mapp(-ar) och välja ”Återställ” ifrån ”Hantera”-menyn.
Observera att allting som raderas ifrån Gemensamma filer hamnar i administratörens papperskorg och kan bara återställas ifrån detta konto.
Papperskorgen är aktiv som standard, om du väljer att inaktivera den kommer mappar och filer ifrån alla konton att hädanefter att raderas permanent utan möjlighet till återställning. En inaktivering innebär även att allt som redan finns i papperskorgen raderas permanent.
Händelselogg
Logga in med administratörskontot på vår hemsida www.storegate.se
Klicka sedan på Gubben högst uppe till höger och välj ”Kontoinställningar”. I vänstermenyn finns alternativet ”Händelser”. Därinne kan administratören se alla händelser och aktiviteter som underanvändare gjort på kontot. Där går att söka på specifika filer och filtrera efter datum.